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Buchführung/ Steuern |
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- Bevor Sie sich selbstständig machen, fallen bereits Kosten an, die mit Ihrem künftigen Unternehmen zusammenhängen. Beispielsweise werden vor Geschäftseröffnung Betriebsräume angemietet, oder Sie lassen sich von einem Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater beraten. Sie schaffen sich Büromöbel an oder unternehmen im Hinblick auf Ihre spätere Tätigkeit bereits Geschäftsreisen. Da das Geschäft in dieser Zeit noch nichts abwirft, entsteht unter Umständen am Jahresende ein Verlust aus Einkünften aus Gewerbebetrieb, der im Rahmen Ihrer Einkommensteuerveranlagung mit Überschüssen aus anderen Einkunftsarten (z. B. Lohneinkünften) bis € 51.500,00 unbeschränkt (bei Zusammenveranlagung von Ehegatten € 103.000,00), hälftig mit darüber hinausgehenden positiven Einkünften verrechnet werden kann. Ggf. besteht auch noch die Möglichkeit, überschießende Verluste in Vorjahre zurückzutragen oder in zukünftige Jahre vorzutragen.´
Wichtig: Sammeln Sie sämtliche Belege. Achten Sie darauf, dass Ihre Geschäftspartner Ihnen die Mehrwertsteuer als Vorsteuer getrennt in Rechnung stellen. Sie erhalten diese Vorsteuer im Rahmen des Umsatzsteuer-Voranmeldungsverfahrens vom Finanzamt zurück, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
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| II. Was muß sofort bei Beginn des Geschäftsbetriebes geschehen? |
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- 1. Welche Bücher muß der Kleinbetrieb führen?
a) Kassenbuch
Es ist die Grundlage jeder Buchführung. Alle baren GeschäftsvorfäIle (Einnahmen und Ausgaben), die mit dem Betrieb zusammenhängen, müssen täglich vollständig eingetragen werden. Der Barbestand, der sich aus dem Kassenbuch errechnet, muss mit dem tatsächlichen Bestand an Bargeld übereinstimmen.
b) Wareneingangsbuch
Hierzu ist jeder Gewerbebetrieb verpflichtet. In das Wareneingangsbuch werden alle eingekauften Halb- und Fertigwaren, aber auch Roh- und Hilfsstoffe laufend eingetragen.
c) Warenausgangsbuch
Dieses Buch braucht nur geführt zu werden, wenn Sie Waren an andere gewerbliche Unternehmer liefern, z.B. als Großhändler.
d) Gewinnermittlung
Eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung stellt die sogenannte Einnahmen-Überschussrechnung (Gewinn = Überschuss der Einnahmen über Betriebsausgaben) dar, die aber steuerlich für Gewerbetreibende nur zulässig ist, wenn ihr Umsatz nicht höher als € 260.000,00 und ihr gewerblicher Gewinn nicht höher als € 25.000,00 im Jahr ist, keine Buchführung eingerichtet ist und nicht regelmäßig Abschlüsse gemacht werden. Sind Sie als Kaufmann im Handelsregister eingetragen, ist dieses vereinfachte Verfahren nicht zulässig.
Bei der Einnahmenüberschussrechnung werden in einem einfachen Journal alle Geschäftseinnahmen, die bar oder auf einem Ihrer Konten eingehen, den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Zweckmäßigerweise teilen Sie die Betriebsausgaben in die wichtigsten Kostenarten auf, die bei Ihnen anfallen .
Beispiel:
Waren- und Materialeinkäufe
Löhne, Gehälter
Soziale Abgaben
Reisekosten
Beiträge, Gebühren, Versicherungen
Bürokosten, Postkosten
Kfz-Kosten
Betriebliche Steuern (GewSt, GrundSt, etc.)
Zinsen
Sonstige Kosten.
Am Monatsende erhalten Sie durch Addition die Monatszahlen, die Einnahmen und Ausgaben eines Jahres, deren Differenz den Gewinn oder Verlust für das abgelaufene Jahr ergeben.
- 2. Welche Bücher muß der größere Betrieb führen?
Eine kaufmännische Buchführung ist einzurichten, wenn die vorher genannten Grenzen (mehr als € 260.000,00 Jahresumsatz usw.) überschritten oder wenn Sie als Kaufmann in das Handelsregister eingetragen sind.
Dabei ist es steuerlich gesehen gleichgültig, ob Sie sich für die Journalbuchführung, Durchschreibebuchführung oder EDV-Buchführung entscheiden. Haben Sie sich bisher nur wenig um Buchführungsfragen gekümmert, empfiehlt es sich, einen Fachmann einzuschalten. Beachten Sie auch, dass die Buchführung nicht nur eine lästige Pflicht gegenüber dem Finanzamt darstellt, sondern wichtiges Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen ist.
Bei Einrichtung der Buchführung ist es zweckmäßig, zunächst einen Kontenplan aufzustellen. Zwingend erforderlich ist die Erstellung einer Eröffnungsbilanz (Vermögen und Schulden am Eröffnungstag).
Wichtig: Wareneingangs- und Warenausgangsbuch können entfallen, wenn gesonderte Sachkonten über Warenein- und -verkäufe geführt werden. Lieferanten- und Kundenkonten (Kontokorrente) einrichten, Sonderkonten (Geschenke, Bewirtung, Reisekosten, Autokosten) einrichten, Bestandsverzeichnis für das Anlagevermögen (Maschinen, Fahrzeuge) anlegen, Ablage organisieren: Bank-, Postscheckbelege, Kassenquittungen, ausgehende Rechnungen, Geschäftspost .
Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen:
Bilanzunterlagen, Inventare, Sachkonten 10 Jahre, Sonstige Unterlagen 6 Jahre.
- 3. Was müssen Betriebe steuerlich sonst noch beachten?
Sie müssen Ihre Steuernummer und Umsatzsteuer-DD-Nummer vom Finanzamt anfordern, Lohnkonten für Arbeitnehmer einrichten und die Erfassung, Aufzeichnung und Zahlung der Mehrwertsteuer im Betrieb organisieren.
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| III. Laufend wiederkehrende Maßnahmen des Unternehmers |
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- 1. Monatlich
a) Umsatzsteuervoranmeldung
Kleine Unternehmer mit Jahresumsätzen von nicht mehr als € 16.620,00 sind von der Umsatzsteuer befreit (Kleinunternehmerregelung). Sie können Ihren Kunden keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen, aber selbst auch keine Vorsteuern aus bezahlten Rechnungen zurückerstattet bekommen bzw. keine Verrechnung mit der Umsatzsteuer vornehmen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auf die Umsatzsteuerbefreiung zu verzichten, mit der Folge, dass die Regelungen für Kleinunternehmer nicht anzuwenden sind. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ist folgendes zu beachten: Eine vierteljährliche Abgabe ist zulässig, wenn die Umsatzsteuerschuld für das Vorjahr weniger als € 6.136,00 betragen hat. Beträgt die Umsatzsteuerschuld für das Vorjahr mehr als € 6.136,00 , so muss die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingereicht werden. Gleichzeitig ist die entsprechende Zahlung fällig. Bei einer Verspätung der Zahlung bis zu fünf Tagen, also bis zum 15. des Folgemonats, verlangt das Finanzamt keine Säumniszuschläge (sog. Schonfrist). Die Schonfrist greift jedoch nicht bei Scheckzahlungen. Ist Ihre Vorsteuer höher als die Mehrwertsteuer, die Sie Ihren Kunden berechnet haben, entsteht ein Steuerüberhang zu Ihren Gunsten. Dieser Überhang wird für den nächsten Monat vom Finanzamt gutgeschrieben oder auf Antrag erstattet.
Wichtig: Machen Sie Ihre Aufzeichnungen sorgfältig. Vorsteuern werden wie Steuervergütungen betrachtet, die entfallen, wenn bestimmte formale Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
b) Lohnabrechnungen
Löhne und Gehälter müssen abgerechnet und die einbehaltenen Lohn- und Kirchensteuerbeträge bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abgeführt werden. Auch die Sozialversicherungsbeiträge müssen berechnet und bis zum 10. des Folgemonats an die zuständige Krankenkasse entrichtet werden. Arbeiten Sie genau. Die Krankenkassen kommen zu Ihnen und prüfen nach.
2. Vierteljährlich
a) Einkommensteuer
Die Einkommensteuer richtet sich nach der Höhe Ihres zu erwartenden Einkommens. Das Finanzamt setzt Vorauszahlungen fest, die vierteljährlich (10.03., 10.06., 10.09., 10.12.) zu leisten sind. Notieren Sie sich Zahlungsbetrag und Termin. Sollte die Festsetzung von Vorauszahlungen unterblieben sein, ist dringend zu raten, die voraussichtliche Einkommensteuerschuld zurückzulegen, um spätere finanzielle Überforderungen zu vermeiden.
b) Gewerbesteuer
Durch die Gewerbesteuer werden betriebliche Erträge steuerlich belastet Bis zu einem Gewerbeertrag bei Einzelgewerbetreibenden und Personengesellschaften von € 24.500,00 jährlich fällt keine Gewerbesteuer an. Darüber hinaus leisten Sie vierteljährliche Vorauszahlungen an Ihre Betriebsgemeinde.
Die Berechnung der Gewerbesteuer erfolgt zweistufig. Das Finanzamt setzt für die Gewerbeertragssteuer einen einheitlichen Steuermessbetrag fest, die Gemeinde wendet auf den Messbetrag Ihren jeweiligen Hebesatz an.
Für die Gewerbeertragssteuer folgt daraus, dass bis zu einem Gewerbeertrag von € 24.500 keine Gewerbesteuer anfällt. Bei einem Gewerbeertrag bis € 72.500,00 setzt das Finanzamt mit einer gestaffelten Steuermesszahl den Steuermessbetrag fest. Der Gewerbeertrag, der über € 72.500,00 hinausgeht, unterliegt einer Steuermesszahl von 5%.
Beispiel:
Finanzamt
Ermittlung der Bemessungsgrundlage
€ 84.500 Gewerbeertrag
- € 24.500 Freibetrag
€ 60.000 Bemessungsgrundlage für die Gewerbesteuer
Ermittlung des Steuermeßbetrages
Steuermeßzahl Steuermeßbetrag
gestaffelte Steuermeßzahl € 12.000,00 1% € 120,00
€ 12.000,00 2% € 240,00
€ 12.000,00 3% € 360,00
€ 12.000,00 4% € 480,00
einheitliche Steuermeßzahl € 12.000,00 5% € 600,00
€ 60.000,00
Steuermeßbetrag nach dem Gewerbeertrag € 1.800,00
Gemeinde Steuermeßbetrag € 1.800,00
Hebesatz der Gemeinde (z. B. 450%)
Gewerbeertragssteuer € 8.100,00
Bei einem Gewerbesteuerhebesatz der Gemeinden von z. B. 450% beträgt die Steuer somit bei einem Gewerbeertrag von € 84.500,00 € 8.100,00 (Steuermessbetrag von 1.800,00 x 450%).
Sie müssen die Gewerbesteuerschuld (im Beispielfall von € 8100,00 aufgeteilt in vier Raten (15.02., 15.05., 15.08., 15.11.) an Ihre Gemeinde zahlen.
(Durch die Einführung der gestaffelten Steuermesszahl ist die beispielhafte Darstellung erschwert worden. Für Rückfragen in diesem Bereich stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung).
Die Gewerbesteuer verringert Ihren Gewinn, dadurch zahlen Sie weniger Einkommensteuer. Außerdem erfolgt die Anrechnung des 1,8fachen Messbetrages auf die Einkommensteuer.
- 3. Jährlich
Am Jahresende werden umfassende Abschlussarbeiten fällig. Dazu gehören insbesondere die Inventur durch körperliche Bestandsaufnahme (Zählen, Messen, Wiegen), eine Inventarliste, ein Bestandsverzeichnis des Anlagevermögens, die Buchführung ist abzustimmen und abzuschließen, die Gewinnermittlung (vereinfachte Methode oder Bilanz und Gewinn- + Verlustrechnung) vorzunehmen, die Lohnkonten abzuschließen, den Lohnsteuerjahresausgleich (für bestimmte Arbeitnehmer) durchzuführen und die Lohnsteuerkarten auszufüllen.
Es ist dem Unternehmer nur für bestimmte Arbeitnehmer gestattet, den Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dies ist auf solche Arbeitnehmer beschränkt, die erstens während des Ausgleichjahres ständig in einem Dienstverhältnis gestanden haben und die zweitens am 31.12. des Jahres im Dienst des Unternehmens stehen. Weiterhin ist die Umsatzsteuerjahreserklärung anzufertigen, die Gewerbesteuerjahreserklärung abzugeben und die Einkommensteuerjahreserklärung einzureichen. Formulare für diese Erklärungen sowie die zusätzlichen Formulare, die anderen Zwecken dienen, schickt Ihnen das Finanzamt zu.
Sie können auch mit Ihrem Ehegatten einen Arbeits- oder Mietvertrag abschließen. Lassen Sie sich informieren, was dabei zu beachten ist. Vergessen Sie nicht, einen Fachmann einzuschalten, damit Sie am Anfang Ihrer unternehmerischen Tätigkeit gleich einen sicheren Grundstein für Ihren zukünftigen Erfolg legen.
Schieben Sie Ihre Probleme nicht auf, wenn Sie sich vor bösen Überraschungen schützen wollen.
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